Synergie et Gestion Oasis Holistiques
« Nous orchestrons vos retraites, vous guidez l’expérience »
Notre service de gestion de voyage-retraites est conçu pour accompagner les professionnels de la santé intégrative, du bien-être, de la spiritualité, ou du développement personnel dans la création d’expériences de voyage uniques, fluides et entièrement prises en charge.
Pensé pour les thérapeutes, enseignants, coachs, studios, cliniques et facilitateurs de retraites, ce service B2B permet d’organiser des retraites, séjours immersifs, formations ou voyages transformationnels sans avoir à gérer la logistique complexe liée aux réservations et aux déplacements de groupe.
Nous agissons comme partenaire opérationnel afin que nos clients puissent se concentrer sur leur expertise, leurs participants et l’expérience humaine du voyage.
Le service inclut :
- Le soutien à la définition de la vision du voyage-retraite
- La recherche et la sélection de destinations, hébergements et lieux adaptés au concept du voyage
- Les communications et négociations avec les hôtels, centres de retraite, transporteurs et autres fournisseurs
- La préparation et la présentation de devis personnalisés
- La coordination des réservations et des confirmations
- Le soutien à la commercialisation du voyage (contenu promotionnel, outils d’inscription, communications aux participants)
- La gestion des voyageurs, de l’inscription jusqu’au départ
- Le suivi administratif et la gestion des paiements
- L’accompagnement avant, pendant et après le voyage selon les besoins du groupe
Notre approche combine rigueur organisationnelle, sens du détail et compréhension des univers du mieux-être, de la santé globale et de la transformation personnelle. Nous créons des structures solides qui soutiennent des expériences humaines mémorables et alignées avec les valeurs de nos clients.
Le résultat : des voyages de groupe professionnels, harmonieux et simplifiés, offrant une expérience fluide autant pour les organisateurs que pour les voyageurs.
NOS REPONSABILITÉS
Gestion des fournisseurs (hébergement, transport, activités, intervenants)
Nous sélectionnons des partenaires fiables et adaptés aux besoins spécifiques du groupe. Une fois les prestataires identifiés, nous prenons en charge :
- Les réservations et paiements: blocage des chambres, gestion des allotements, réservation des vols et transports, planification des activités et des espaces (salles, studios, équipements), respect des échéanciers, contrôle des montants et gestion des devises si nécessaire.
- La coordination opérationnelle : communication continue avec les prestataires avant et pendant le séjour, ajustements logistiques (horaires, régimes alimentaires, besoins spécifiques), gestion des imprévus sur place.
- Le contrôle qualité : validation des prestations en amont et suivi de la satisfaction afin de garantir un niveau de service conforme aux attentes.
Gestion des participants
Nous accompagnons les participants à chaque étape afin de simplifier leur expérience et d’assurer une bonne préparation au voyage.
- Inscriptions et réservations : mise en place d’un système d’inscription (plateforme dédiée sur minifeevoyages.com), collecte des informations essentielles (coordonnées, préférences, contraintes alimentaires, informations médicales pertinentes), gestion des listes et confirmations.
- Gestion des paiements : liens sé des paiements (acomptes et soldes), mise en place d’échéanciers, suivi des transactions, émission de reçus et rappels automatisés en cas de retard.
- Communication et informations : envoi régulier de communications claires comprenant les détails du séjour, les échéances importantes et les mises à jour logistiques.
- Documents de voyage : préparation et distribution des documents essentiels (itinéraires détaillés, billets, confirmations de réservation). Nous fournissons également des indications sur les formalités administratives (passeport, visa, assurances, vaccinations si applicable).
- Préparation au départ : Une session d’information est organisée pour aligner les attentes et répondre aux questions. Cette rencontre se fait sur Zoom.
Plateforme du voyage sur minifeevoyages.com
Chaque Voyage-retraite possède sa plateforme sur Minifeevoyages.com. Celle-ci est accessible à tous les inscrits au voyage. C’est l’endroit où retrouver les guides pratiques incluant conseils culturels, météo, devises, consignes de sécurité et recommandations spécifiques au type de retraite (bien-être, activité physique, etc.).
Suivi pendant et après le séjour
Pendant le voyage, nous assurons une assistance continue pour gérer les imprévus et garantir le bon déroulement du programme. Après le séjour, nous recueillons les retours des participants et analysons les performances des fournisseurs afin d’améliorer en continu la qualité de nos services.
UN PROCESSUS QUI RÉPOND À VOS BESOINS
1- Consultation Découverte et Alignement
Pour débuter l’aventure, Mini-fée Voyages vous propose un premier rendez-vous exploratoire. Cette consultation virtuelle de 60 minutes permet de dresser les grandes lignes de la retraite, de l’intention principale à l’expérience vécue par les participants.
Lors de ce premier rendez-vous, quelques destinations (pays, provinces, municipalités) vous seront présentées, basées sur vos réponses du questionnaire pré-rencontre.
À la prise de rendez-vous, vous recevrez un courriel de confirmation. Celui-ci contient le lien pour la rencontre Zoom ainsi que le celui du questionnaire pré-voyage. Vos réponses sont essentielles pour la préparation de la consultation Découverte et Alignement.
C’est bon pour moi. Allons-y!
- Je prends rendez-vous en ligne: PAR ICI
- Je réponds au questionnaire suivant le lien dans le courriel de confirmation
- Je me présente au rendez-vous
2- Choix du lieu d’accueil
Selon les destinations choisies lors de la consultation Découverte et Alignement, de 2 à 3 lieux pour le voyage-retraite sont proposés avec leur estimé respectif. La présentation offre un regard sur chaque endroit incluant:
- Coûts estimés
- Nombre de participants (minimum et maximum)
- Aéroports
- Type de transport pour les transferts
- Type de Pension (complète/partielle/breuvage alcoolisé, etc)
- Type de restauration
- Activités disponibles sur les lieux
- Proximité avec la culture locale
L’estimé de chacun des emplacements comprend:
- les vols;
- le transports;
- l’hébergement;
- les activités offertes sur place;
- les activités supplémentaires suggéréesC’est le moment de choisir l’endroit idéal pour réaliser votre voyage-retraite !
3- Soutien à la définition de la vision et de l’expérience du voyage-retraite
L’engagement de Mini-Fée Voyages envers le succès de votre aventure ne se limite pas à trouver votre destination rêvée. Pour bien lancer ce voyage-retraite, il faut élaborer son concept et son image de marque.
Nous vous accompagnons pour:
- l’élaboration de la thématique
- le positionnement et proposition de valeur
- la création du nom et de l’identité du voyage
- la préparation du dossier de présentation
4- Soutien à la commercialisation du voyage
Nous voici à la dernière étape avant le lancement du voyage-retraite: le choix du concept visuel. Mini-Fée Voyages vous propose des communications visuelles adaptées à votre thématique.
Au Québec, le Règlement sur les agents de voyages et la Loi sur la protection du consommateur encadrent la publicité des voyages. Notre rôle est de nous assurer que ces règles sont respectées dans la production de matériel publicitaire.
En plus de la création des formats affiche et médias sociaux, Mini-Fée Voyages vous offre:
- l’affichage de votre voyage-retraite sur minifeevoyages.com dans la page “Oasis Holistiques”
- la création de l’événement sur la page Facebook de Mini-Fée Voyages
- l’invitation par courriel dans l’infolettre de Mini-Fée Voyages
- la création de publications sur Instagram et Facebook
